Каких ошибок можно избежать при деловой переписке через электронную почту

почта

В наше время общение через электронную почту – обычное явление, тем более, если это касается вашей работы. Передать необходимую информацию или обговорить условия можно электронным способом, не тратя лишнего времени на общение по телефону или обычную почтовую пересылку.

Главное условие при работе с электронной почтой – отсутствие спешки. Как часто вы торопились и отправляли письмо по ошибке не тому человеку? Есть масса ошибок, которых лучше избегать, чтобы не пострадала ваша деловая репутация.

1. Ошибка с адресатом

Чтобы не получилось так, что вы отправили письмо не тому человеку, перед отправкой обязательно проверьте адрес. Только представьте, что может произойти, если вы ошибочно отправите секретную информацию! В лучшем случае вы отделаетесь выговором, в худшем – вылетите с работы!

2. Вы не указываете тему письма

Многие забывают заполнить графу «тема», а ведь она позволяет определить, что заключается в сообщении. Без темы ваше письмо могут просто не открыть, а отправить в корзину. Кроме того, адресат, получающий в день массу писем, смотрит по теме, в какое время ему прочесть это письмо в зависимости от его срочности.

Так что если вы хотите, чтобы на ваше послание обратили внимание, относитесь к заполнению этой графы ответственно.

3. Вы не указываете свои данные

Если вы пишете деловое письмо, не забывайте указывать свою должность, наименование компании и контактные данные. Как адресат может охарактеризовать вашу забывчивость? Элементарно: как непрофессионализм.

4. Символы в переписке

Важно правило в деловой переписке – отсутствие символов. Не делайте никаких сокращений с использованием символов. То, как вы общаетесь с деловыми партнерами, указывает на уровень вашей профессиональной подготовки.

5. Вы пишете слова заглавными буквами

Не пишите все слова заглавными буквами, это может быть истолковано как проявление агрессии. Конечно, нажав Caps Lock, вы напишете письмо гораздо быстрее, но качество сообщения может пострадать. А это не пойдет вам на пользу.

5. Вы пишете чересчур длинные письма

Как известно, краткость – сестра таланта, а это касается и деловой переписки. Поэтому не стоит писать длинные письма, главное – выразить в них основные мысли и пояснить суть. Раскрою секрет: если вам нужно что-то объяснить адресату подробно, просто следует чередовать короткие и длинные предложения. Так проще вникнуть в суть вопроса. При этом вы сэкономите не только свое время, но и чужое.

Как видите, из-за таких глупых ошибок можно не только лишиться деловых партнеров, но и работы. Поэтому постарайтесь не совершать их, ведь это так просто.

Наталья Янович




Посмотрели: 252

Комментарии (1) на "Каких ошибок можно избежать при деловой переписке через электронную почту"

Отправить комментарий

Вам нужно войти, чтобы оставить комментарий.